Qu’est-ce qu’une régie d’avance ?
Une régie d’avance est la
possibilité légale de déplacer une petite
partie des avoirs bancaires de la coopérative scolaire vers le compte
personnel d’un enseignant de l’école.
Pour quoi faire ?
Bien souvent, l’enseignant
de la classe souhaite acheter ce qui lui est
nécessaire pour de micro-projets liés à la vie de sa classe :
papier,
perles, farine, sucre, etc. Deux solutions s’offrent alors à lui :
-
Soit
il fait effectue ces achats et demande un remboursement a
posteriori à la coopérative ; dans ce cas, l’enseignant fait
l’avance des
fonds, et bien souvent va solliciter des remboursements qu’il a
cumulés.
-
Soit
une régie d’avance lui a été attribuée en conseil de coopérative,
et la coopérative lui a fait une avance de fonds qu’il a encaissée sur
son
compte personnel pour la sécuriser ; c’est le principe de la régie
d’avance.
Dès que cette régie
d’avance est placée sur le compte de l’enseignant, il
s’engage à un fonctionnement :
-
Il
doit tenir une mini-comptabilité sur un support annexe (petit cahier
par exemple), garder la trace de chacun de ses achats (tickets de
caisse en
particulier),
-
Un
achat unique fait avec cette régie ne doit pas dépasser un
plafond de prix défini en conseil de
coopérative.
Bien entendu, ces achats
sont destinés à des activités éducatives et
devront être intégrées dans la comptabilité de la coopérative scolaire,
mais
d’une manière beaucoup moins contraignante que s’il fallait inscrire
une
opération par achat de chaque enseignant.
En fin d’année scolaire,
tous les reliquats de régies d’avances doivent
être restitués à la coopérative de l’école afin que le bilan de
celle-ci puisse
être établi. Les régies d’avances doivent donc être à zéro en fin
d’exercice
comptable.
Le mandataire de la
coopérative devra :
-
Inscrire
les opérations d’entrée et de sortie des régies (voir
ci-après) ;
-
Collecter
et vérifier les cahiers de chacune des mini-comptabilités
liées aux régies et tenues par les enseignants qui ont reçu une
régie ;
-
Archiver
ces cahiers qui tiennent lieu de pièces comptables pour la
coopérative scolaire.
