Ouverture :
La régie d'avance doit bénéficier d'un cadre strict pour lever
tous les scrupules, réticences et suspicions éventuels.
Tout d'abord, son principe doit être discuté et adopté entre les
enseignants et le (la) mandataire de la coopérative scolaire.
Ensuite, son fonctionnement doit être clairement établi : montant,
répartition, reconduction éventuelle, responsabilités de celui qui la
reçoit.
Dès que ces étapes sont résolues, un reçu de
régie d'avance sera établi en double exemplaire :
l'un pour la coopérative générale, l'autre pour le (la) bénéficiaire de
la régie d'avance (télécharger ci-dessus).
Le versement de la régie d'avance peut se faire en liquide,
mais il est très nettement préférable qu'il soit fait à l'aide d'un
chèque dont la traçabilité est bien meilleure.
Fermeture : Avant la fin de
l'année scolaire, le reliquat de la régie d'avance doit être
reversé à la coopérative générale et les dépenses expliquées ;
le cahier de comptabilité de cette régie doit être remis au (à la)
mandataire générale
qui doit en vérifier l'exactitude, la sincérité et la légitimité des
opérations faites avec cette régie.
Ce cahier sera intégré aux archives "papier" de la coopérative générale
(durée d'archivage = 10 ans)
et la régie pourra être soldée au niveau de la comptabilité de Retkoop
(voir "Comment
comptabiliser une régie d'avance").
