OCCE
Année scolaire 2018 - 2019

Version du 14.11.2018
(Déconnexion)
Quelques informations complémentaires

0. Aide "en ligne" de Pascal (AD 21)
1. Saisie du Compte-Rendu (C.R.A et C.R.F.)
2. Utilisation du cahier de compta en ligne
3. Extraction au format .CSV
4. Des tutoriels en vidéo
5. Des guides pour le mandataire (en .PDF)
6. Ventilation des dépenses et des recettes
7. "Nous aussi on compte", le cahier de compta. pour la classe
8. La fenêtre de saisie
9. La régie d'avance
10. Les messages d'erreur du cahier de compta., par Hervé (AD 76)
1. Saisie du Compte-Rendu (C.R.A et C.R.F.), d'après Bérangère L. (OCCE 03).

Tout d’abord, munissez-vous du document (papier) indiquant votre identifiant et votre mot de passe.

Procédure à suivre:

1. Connectez-vous au site : https://www.retkoop.occe.coop

2. Tapez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur : Envoi.

3. Dans le rectangle "Le Compte-Rendu doit être établi avant le 30 septembre" , cliquez sur le bouton : Le Compte-Rendu (vérifiez le numéro de l'année).

4. Cochez les cases du Compte-rendu d’activités, puis cliquez sur : Validez.

5. Si vous ne souhaitez faire aucune modification, cliquez sur : Si tu es d'accord avec ce CRA, passe à la suite.

Si vous souhaitez en faire, cliquez sur : Si tu as modifié des cases, clique ici.

6. Remplissez les cases du Compte-Rendu Financier, puis cliquez sur le bouton : Réactualiser les totaux.

Votre compte-rendu s’affiche de nouveau :

- soit il est correct et vous êtes félicités !

- soit il est incorrect et vous pouvez saisir de nouveaux nombres dans les cases.

7. Lisez bien les informations qui sont au bas de cette page :

et n’oubliez pas d’adresser à l’OCCE départemental

  • la première page du Compte-Rendu papier, signée par les vérificateurs aux comptes,

  • le dernier relevé bancaire ou postal,

  • le cas échéant les justificatifs de subventions

soit en papier (par la poste), soit numérisé (par mel).

8. Quand le Compte-Rendu Financier est correct, cliquez sur : Passe à la suite.

9. Le Compte-Rendu Financier s'affiche une dernière fois pour vérification visuelle, et correction si besoin (en cliquant sur : Revenir et modifier les nombres déjà saisis).

10. La saisie du Compte-Rendu est finie : vous pouvez Retourner au sommaire ou Quitter le service.




2. Utilisation du cahier de compta en ligne, d'après Jacqueline C. (OCCE 43)


Accéder à la comptabilité en ligne.

  • se connecter au site : https://www.retkoop.occe.coop ;

  • sur la première page, taper l’identifiant de la coopérative ;

  • puis le mot de passe (qui est pour le moment identique à l’identifiant).


Changer le mot de passe (lors de la 1ère connexion).

  • sur la page “sommaire”, cliquer sur “informations concernant la coop” ;

  • cliquer sur la case “changer le mot de passe” ;

  • effectuer la modification puis valider.


Inscription d’écritures comptables.

  • sur la page “sommaire” cliquer sur “visualisation classique” (la “ventilation automatique” n’est pas encore opérationnelle) ;

  • sur la page qui représente le cahier de comptabilité, rentrer les lignes d’écriture dans les cases blanches ; deux cases doivent obligatoirement être complétées : la “date” et le “libellé” ; entrer chaque montant et valider ;

  • ne pas oublier de reporter le montant (la ventilation) dans les colonnes 6070 et suivantes pour les charges (ou sorties), ou dans les colonnes 7070 et suivantes pour les produits (ou entrées) ; valider ;

  • une ligne d’écriture apparaît en surlignage bleu ou vert si elle est juste, et en surlignage rouge si elle est fausse, dans ce cas on peut la modifier (petit crayon) ou la supprimer (une croix) dans la colonne “modification suppression” qui se trouve au milieu du cahier de comptabilité en ligne ;

  • et ainsi de suite pour saisir plusieurs lignes d'écriture ;

  • ne pas oublier de faire le pointage, en colonne H, avec le relevé bancaire : cliquez 2 fois sur le petit trait (-) qui va se transformer en croix (X) : vous arrivez sur une page qui vous demande une confirmation (colonne H) ; cliquez sur "confirmation" ;

  • en fin de séance, ne pas oublier de cliquer sur “sortir du cahier et retourner au sommaire” pour valider les écritures saisies.


Edition du compte-rendu d’activités et du compte-rendu financier.

  • sur la page “sommaire”, cliquer sur “ton compte-rendu”.

  • cocher les cases du compte-rendu d’activités (C.R.A.), puis valider (2 fois). Le C.R.F. arrive alors automatiquement à l'écran : il a été construit par le cahier ;

  • ne pas oublier d’envoyer à l’O.C.C.E. départemental les documents demandés (dernier relevé bancaire, signature des vérificateurs aux comptes, justificatifs des subventions).



3. Extraction au format .CSV, d'après Olivier C. (OCCE 50) et David L. (OCCE 08)

    En cliquant sur le bouton "Extraction" ou "Exportation", un document .CSV arrive sur le bureau de votre ordinateur. Vous pouvez l'ouvrir avec un logiciel "tableur" comme MS Excel, Open Office, Neo Office, etc, et vous découvrez à l'écran les informations extraites (ou exportées).

    Mais il faut savoir que les caractères de ce document .CSV sont au format UTF 8, et que les données sont séparées par des points-virgules.

  • Si vous utilisez Open Office, Libre Office ou Neo Office :

    Ouvrez ce document .CSV comme vous le faites habituellement avec un classeur .ODS. Mais aux questions qui vous sont posées à l'ouverture, répondez bien par :
    - caractères UTF-8,
    - séparés par point-virgule,
    - séparateurs de texte " (double-cote).

  • Si vous utilisez MS Excel 2007 :

  • Si vous utilisez MS Excel 2003 :

    Ouvrez une feuille vierge.
    Menu : Données, Données externes , Importer des données.
    Une fenêtre s'ouvre, qui vous demande où se trouve le document .CSV ; pointez-le et un assistant s'ouvre (3 étapes) :
    * étape 1 : le choix du format du fichier :
    - données délimitées,
    - commencer à la ligne 1
    - origine du fichier : il faut choisir ici : 65001 unicode - UTF 8
    * Cliquez sur "Suivant" :
    * étape 2 : comment sont les données :
    - choisir comme séparateur le "point virgule"
    * Cliquez sur "Suivant" :
    * étape 3 : importation au format standard :
    - cliquez sur OK (il n'y a rien à changer dans cette fenètre).
    - Une fenètre vous demande si on veut importer à partir de la cellule A1 (la dernière active).
    - cliquez sur OK.
    * et vos données apparaissent à l'écran !

  • Les autres versions de MS Excel proposent des menus et des choix analogues. A vous de trouver et de nous communiquer les différences, pour augmenter coopérativement cette page d'aide !

  • Si vous utilisez MS Excel 2000 :

    Il semble que cette version d'Excel ne propose pas le format unicode-UTF8. Mais si vous avez plus d'info, n'hésitez pas à les communiquer !



4. Des tutoriels en vidéo

5. Des guides pour le mandataire (en .PDF), mis régulièrement à jour par Pascal D. (OCCE 21)
Guides pour la comptabilité de la coopérative

Guides pour les cahiers de comptabilité
pour les élèves :
Le cahier de comptabilité
de la coopérative générale



Pour le mandataire de la coop. générale

Adhésion à l'OCCE
départemental



Pour l'enseignant de la classe

La ventilation automatique
et la gestion des actions-projets



Pour les élèves de la classe


Les régies d'avance


Clôture du cahier de compta.
en fin d'année



Clôture de l'année sans cahier de compta.
(saisie des CRA-CRF)




6. Ventilation des dépenses et des recettes.

    Deux présentations, avec quelques exemples, des numéros du plan comptable national de l'OCCE, à bien connaître pour ne pas faire d'erreur dans la ventilation des dépenses (classe 6) et des recettes (classe 7) :


7. "Nous aussi on compte", le cahier de compta. pour la classe d'après Véronique B. (OCCE 63)

    En 2012-2013, Véronique B., animatrice pédagogique de l'OCCE 63, a conduit 13 séances avec des élèves de CM1 à Clermont-Ferrand. Les objectifs pédagogiques étaient d'aborder avec les enfants la tenue d'un cahier comptable dans Retkoop à partir d'un projet, avec au passage des notions sur la monnaie, la législation comptable, l'informatique dans le "nuage", etc. Des documents illustrant ces séances avec des films sont disponibles sur le site de l'OCCE.


8. La fenêtre de saisie (format A4), d'après Sébastien C. (OCCE 45)


9. La régie d'avance, d'après Agnès M. (OCCE 87)


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